Fahrtenbuch | BVNT Blog

Führen Sie ein Fahrtenbuch für die Versteuerung eines privat genutzten Firmenwagens? Egal ob Sie Unternehmer oder Angestellter sind – Ihr Fahrtenbuch dürfte dem Papierheft eines beliebigen anderen Fahrers stark ähneln. Zumindest war das bis vor einigen Jahren so.

Viele seither aufgekommene elektronische Alternativen wurden von der Gerichtsbarkeit aufgrund der nachträglichen Änderbarkeit schnell als nicht ordnungsgemäß bewertet. Konsequenz war und ist die steuerliche Nichtanerkennung der Aufzeichnungen und die Anwendung der pauschalen 1-%-Methode, die in der Regel finanzielle Nachteile mit sich bringt.

Elektronische Fahrtenbücher werden nur dann anerkannt, wenn sie die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit erfüllen. Das ist gar nicht so einfach – ein Arbeitnehmer ist erst kürzlich wieder vor dem Finanzgericht Köln (FG) damit gescheitert. Er diktierte vor Fahrtbeginn den Kilometerstand, den Zweck der Fahrt und das Datum. Unterwegs diktierte er besondere Vorkommnisse und nach Fahrtende wiederum den Kilometerstand. Seine Sekretärin übertrug die Daten alle zwei Wochen in eine Excel-Tabelle. Diese wurde ausgedruckt und am Jahresende gebunden.

Zuerst hielt das FG fest, dass nur die im pkw besprochenen Kassetten gegebenenfalls als elektronisches Fahrtenbuch gelten können. Die ausgedruckten Excel-Tabellen verstoßen ohnehin gegen die Ordnungsmäßigkeit. Sie wären nur dann anerkannt worden, wenn sie unmittelbar nach jeder Fahrt ausgedruckt und unveränderlich gebunden worden wären.

Aber die Veränderbarkeit ist auch bei den Kassetten ein Problem. Denn diese können mit entsprechenden technischen Mitteln unbemerkt manipuliert werden. Außerdem können im Zweifel ganze Kassetten ausgetauscht und neu besprochen werden. Schließlich ist es auch nicht zumutbar, dass zur Überprüfung die besprochenen Kassetten mit den Ausdrucken abgeglichen werden.

Ein elektronisches Fahrtenbuch muss, um anerkannt zu werden, manipulationssicher, lückenlos und zeitnah alle notwendigen Daten erfassen. In der Regel ist ein GPS-gestütztes, festeingebautes Gerät am wenigsten anfällig für Manipulationen. Diktiergeräte jedenfalls sind nach Auffassung des FG generell ungeeignet als Fahrtenbuch.

Bei Fragen helfen wir Ihnen gerne weiter; Steuerberater Köln.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen muss und dass diesen Anforderungen nicht entsprochen ist, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind, auch wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden.

Die Klägerin, eine GmbH, hatte ihrem Gesellschaftergeschäftsführer einen Dienstwagen überlassen. Sie begehrte im Rahmen der von ihr als Arbeitgeberin durchzuführenden Lohnsteueranmeldung, den für die Dienstwagenüberlassung anzusetzenden geldwerten Vorteil nicht mit der 1% Regelung, sondern auf Grundlage der von F geführten Fahrtenbücher zu versteuern. Die Fahrtenbücher wiesen allerdings neben dem jeweiligen Datum zumeist nur Ortsangaben auf (z.B. „F – A-Straße – F“, „F – B-Straße – F“), gelegentlich auch die Namen von Kunden (z.B. „F – XY – F“, „Firma – Z – F“) oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z.B. „F – Tanken – F“), außerdem den Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Tageskilometer. Diese Angaben ergänzte die Klägerin nachträglich durch eine Auflistung, die sie auf Grundlage eines von F handschriftlich geführten Tageskalenders erstellt hatte. Diese Auflistung enthielt Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt, sowie den Grund und das Ziel der Fahrt.

Während das Finanzamt das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß im Sinne des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG beurteilte, war die dagegen vor dem Finanzgericht erhobene Klage erfolgreich. Das Finanzgericht hielt das Fahrtenbuch für ordnungsgemäß. Die Kombination aus handschriftlich in einem geschlossenen Buch eingetragenen Daten und der zusätzlichen, per Computerdatei erstellten erläuternden Auflistung reiche noch aus, um den durch die Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs anzusetzenden geldwerten Vorteil individuell zu berechnen.

Die dagegen gerichtete Revision des Finanzamts war erfolgreich. Der BFH verwarf das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß, weil die Fahrten darin nicht vollständig aufgezeichnet sind. Eine solche vollständige Aufzeichnung verlangt grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Dem genügten die Angaben im Streitfall nicht, da sich aus ihnen weder die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde ergaben. Bei dieser Art der Aufzeichnung waren weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet. Angesichts dessen konnte es auch nicht ausreichen, die fehlenden Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflistung nachzuholen. (Bundesfinanzhof VI R 33/10)

Sollten Sie auch Probleme mit dem Führen eines Fahrtenbuchs haben, so stehen wir, die Steuerberater Köln von BVNT gerne zur Verfügung.

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Elektronisches Fahrtenbuch: Ein Diktiergerät ist nicht ordnungsgemäß

BFH – Mindestanforderungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch